Программное обеспечение, необходимое для работы ОС

Практически во всех случаях учреждение не получает на подобные программы исключительных прав. Они остаются у разработчика. Поэтому стоимость операционной системы в составе нематериальных активов учреждения не отражают.

Лицензионное программное обеспечение может поставляться в двух вариантах:
— ОЕМ-версия (предоставляется вместе с компьютером в виде предустановленной версии);
— «коробочная» версия (устанавливается пользователем самостоятельно, например с диска).

Основной отличительной особенностью OEM-версии является то, что по условиям лицензии она не может быть перенесена на другой персональный компьютер. В этом случае OEM-версия программного обеспечения, установленная на конкретный компьютер, не может функционировать отдельно от него (представляет с ним единое целое). Поэтому стоимость такого программного обеспечения должна быть включена учреждением в первоначальную стоимость приобретенного основного средства.

«Коробочную» версию программного обеспечения возможно установить на любой другой компьютер или купить отдельно от него. Поэтому затраты на ее приобретение могут учитываться в составе расходов будущих периодов (соответствующий аналитический счет счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов») с последующим включением в затраты текущего года в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения*(1). Их отражают по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ*(2). Кроме того, стоимость такой версии отражают на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в оценке, отраженной в договоре купли-продажи В аналогичном порядке должны отражаться затраты на покупку дополнительных программ, приобретаемых для вычислительной техники учреждения (напр.: Microsoft Office, Nero, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Opera и т.д.).

Пример
За счет субсидии на иные цели учреждение приобрело компьютер. Техника будет использоваться в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Стоимость компьютера составила 53 100 руб. (в том числе НДС — 8100 руб.). Он относится к особо ценному имуществу. Кроме того, учреждением куплена операционная система Windows XP. Ее стоимость — 2714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). По договору с поставщиком предустановленная операционная система оплачивается учреждением отдельно. После ввода компьютера в эксплуатацию учреждением приобретено дополнительное программное обеспечение — Microsoft Office. Расходы на его покупку составили 3776 руб. (в том числе НДС — 576 руб.).

Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.

Ситуация 1
Учреждением приобретены ОЕМ-версия операционной системы и «коробочная» версия дополнительного программного обеспечения. Операции по покупке техники и программ будут отражены в учете записями:

Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 31 730
— 53 100 руб. — учтены затраты на приобретение компьютера и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 26 730
— 2714 руб. — учтены затраты на получение права пользования операционной системой и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 31 830 Кредит 5 201 11 610
— 53 100 руб. — оплачен компьютер с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
— 2714 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования операционной системой с лицевого счета учреждения в казначействе.
Первоначальная стоимость компьютера составит:
53 100 + 2714 = 55 814 руб.
При включении купленного имущества в состав основных средств в учете делают запись:
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
— 55 814 руб. — купленный компьютер учтен в составе основных средств учреждения.
Расходы на дополнительное программное обеспечение будут отражены записями:
Дебет 5 401 50 226 Кредит 5 302 26 730
— 3776 руб. — учтены затраты на приобретение дополнительного программного обеспечения;
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
— 3776 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования дополнительным ПО с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 01
— 3776 руб. — отражено увеличение забалансового счета 01 на сумму расходов на оплату права пользования дополнительным программным обеспечением.
В последующем расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения в размере 3776 руб. включаются в расходы текущего финансового года в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

Ситуация 2
Учреждением приобретена «коробочная» версия как операционной системы, так и дополнительного программного обеспечения. Операции по покупке техники и программ будут отражены в учете записями:

Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 31 730
— 53 100 руб. — учтены затраты на приобретение компьютера и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 31 830 Кредит 2 201 11 610
— 53 100 руб. — оплачен компьютер с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
— 53 100 руб. — купленный компьютер учтен в составе основных средств учреждения;
Дебет 5 401 50 226 Кредит 5 302 26 730
— 6490 руб. (2714 + 3776) — учтены затраты на приобретение права пользования программным обеспечением и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
— 6490 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования программным обеспечением с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 01
— 6490 руб. — отражено увеличение забалансового счета 01 на сумму расходов на оплату права пользования программным обеспечением.

В последующем расходы на приобретение программного обеспечения в размере 6490 руб. включаются в расходы текущего финансового года в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

Программное обеспечение, необходимое для работы техники, может выйти из строя. В такой ситуации расходы на его восстановление и переустановку могут расцениваться как затраты на ремонт ОС (по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ). Их отражают в составе текущих расходов учреждения.

Пример
Учреждение использует систему водоснабжения, учтенную в составе ОС. Она применяется в основной деятельности организации, не облагаемой НДС. Система не может функционировать без специального программного обеспечения. В результате поломки оно вышло из строя. Стоимость услуг по его восстановлению, оказанных сторонней организацией, составила:

— 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.) — расходы на восстановление;
— 26 550 руб. (в том числе НДС — 4050 руб.) — расходы на переустановку.
Указанные затраты оплачиваются за счет субсидии на иные цели. Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.
Расходы по восстановлению системы будут отражены в учете учреждения записями:
Дебет 5 109 60 225 (5 109 70 225, 5 109 80 225 ...) Кредит 5 302 25 730
— 59 000 руб. — учтены расходы на оплату услуг сторонней организации по восстановлению программного обеспечения (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 109 60 225 (5 109 70 225, 5 109 80 225 ...) Кредит 5 302 25 730
— 26 500 руб. — учтены расходы на оплату услуг сторонней организации по переустановке программного обеспечения (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 25 830 Кредит 5 201 11 610
— 85 500 руб. (59 000 + 26 500) — оплачены расходы на восстановление и переустановку ПО с лицевого счета учреждения в казначействе.

Еще статьи из этого раздела

• Пенсии-2022: индексация, беззаявительный и автоматический порядок назначения, информирование и другие поправки
• Самые популярные бизнес-расходы транспортной фирмы и как их сократить
• Цифровой рубль как новая форма национальной валюты: планы Банка России по его внедрению
• Диспансеризация: права работников vs обязанности работодателей
• Риск-ориентированный подход: приоритет реформы госконтроля